Υπερπληθώρα πληροφόρησης πλήττει παραγωγικότητα, δημιουργικότητα και καλή διάθεση

Στον «μήνα του μέλιτος», στον οποίο βρίσκεται ακόμη η σχέση μας με τις τεχνολογίες της πληροφορίας και την επανάσταση που έφεραν στις επικοινωνίες -χάρη στην οποία βιώνουμε πρωτόγνωρες «χαρές» και ευκολίες κατά την άσκηση της εργασίας μας- είναι δύσκολο να μας θυμώσει η «σκοτεινή πλευρά» τους που είναι, όντως, η υπερπληθώρα των πληροφοριών που μας κατακλύζει και την οποία οι μελετητές την χαρακτηρίζουν ως «πρώτη εξαδέλφη» της διάσπασης προσοχής, εχθρό της παραγωγικότητας, υποβαθμίζει τη δημιουργικότητα και, σε τελευταία ανάλυση, μας κάνει κακόκεφους.

Η «σουίτα διευθυντών»

Και όλα αυτά τα δεινά αφορούν περισσότερο τη «σουίτα των διευθυντών» και τα ανώτατα στελέχη. Αυτούς δηλαδή που η συγκέντρωση της προσοχής τους είναι απολύτως αναγκαία και χρειάζονται αρκετό χρόνο χωρίς διακοπές, για να συνθέσουν πληροφορίες από διαφορετικές πηγές, να συνυπολογίσουν επιπτώσεις, να εφαρμόσουν αποφάσεις, να προβούν σε ανταλλαγές και, όλα αυτά, για να πάρουν τελικά τις σωστές αποφάσεις. Αυτά μας λένε στην εισαγωγή της μελέτης τους στελέχη της McKinsey και, ταυτόχρονα, μας παρηγορούν ότι την ανάγκη για αρκετό χρόνο χωρίς διάσπαση της προσοχής του στελέχους, προκειμένου να είναι αποτελεσματικό, δεν την επαυξάνει μόνο η παρενέργεια της ψηφιακής εποχής μας, αλλά ότι είναι μια παλιά ιστορία.

Ακριβό το τίμημα

Οντως, από το 1967 η διαχρονική αυθεντία του μάνατζμεντ, ο Πίτερ Ντράκερ την πραγματεύεται στο βιβλίο του «The Effective Executive» και προφανώς, έκτοτε, οι προκλήσεις παραμένουν οι ίδιες, όπως και οι δυσκολίες να αντιμετωπισθούν αποτελεσματικά. Ομως, σήμερα είναι πολλοί οι οργανισμοί που γνωρίζουν ότι «οι εταιρείες πληρώνουν ακριβό τίμημα» όταν τα στελέχη τους εμπλέκονται στα πλοκάμια της υπερπληροφόρησης κατά τη διάρκεια της άσκησης των καθημερινών καθηκόντων τους. Και έχουν θέσει στη διάθεση των στελεχών τους «εργαλεία» και τεχνικές που περιορίζουν τις άστοχες περιπλανήσεις τους στον λαβύρινθο των πληροφοριών.

Από έρευνα της Microsoft προκύπτει ότι πέραν από το συγκεκριμένο χρόνο που χάνουν τα στελέχη για τον έλεγχο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η διακοπή αυτή τους παρασύρει να ασχοληθούν με άλλες εργασίες και εφαρμογές στον υπολογιστή τους, που αποσπούν την προσοχή τους.

Ωστόσο, «ακόμη και οι νεαροί εργαζόμενοι που χειρίζονται τις ηλεκτρονικές συσκευές με μεγάλη εμπειρία, χρειάζονται περιόδους χωρίς διακοπή, για να φέρνουν σε πέρας απερίσπαστοι τα καθήκοντά τους, όταν είναι ιδιαιτέρως απαιτητικά». Εστω και αν δεν είναι εύκολος ο υπολογισμός του κόστους από τις συνέπειες της υπερπληθώρας της πληροφορίας, ωστόσο, το χάσιμο χρόνου και η μείωση της αποδοτικότητας είναι δεδομένα.

Τι μπορούν να κάνουν, όμως, οι εταιρείες για να αντιμετωπίσουν το φαινόμενο; Κατ’ αρχήν έρευνα της Intel υποστηρίζει ότι απαιτείται όχι μόνο η βοήθεια της τεχνολογίας, αλλά οπωσδήποτε και η αλλαγή της κουλτούρας.

Επιπλέον, οι εταιρείες θα πρέπει να καθιερώσουν οργανωσιακούς κανονισμούς για την ηλεκτρονική επικοινωνία, τους οποίους όμως πρώτα τα ανώτερα στελέχη θα πρέπει να εφαρμόζουν, ώστε να αποτελούν το παράδειγμα και για τους άλλους. Σύμφωνα με την έρευνα προκύπτει ότι σχεδόν το ένα τρίτο των μηνυμάτων που λαμβάνουν, είναι κατά τη κρίση τους άχρηστα. Και, επειδή είναι πολλές οι εταιρείες που αρνούνται να παραδεχθούν το πρόβλημα, ενώ παράλληλα και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι δεν αντιδρούν στις αρνητικές αυτές επιπτώσεις ένα κονσόρτσιουμ ακαδημαϊκών και ανώτερων στελεχών ανέλαβε να ασχοληθεί με το θέμα.

Οσο για τις επιπτώσεις στους εργαζόμενους, οι ερευνητές υποστηρίζουν ότι επειδή δεν είναι δυνατόν να παράγουν και να αποστείλουν την πληροφορία με την ίδια ταχύτητα που τη λαμβάνουν τους δημιουργείται στρες που κατεβάζει τα επίπεδα του ηθικού τους. Οι ψυχίατροι πιστεύουν μάλιστα ότι οι σύγχρονοι εργασιακοί χώροι ευνοούν το «χαρακτηριστικό της ελαττωματικής προσοχής». Ενώ, η «συνεχής μερική προσοχή» χαρακτηρίζεται και ως «e-mail apnea». Δηλαδή η αθέλητη διακοπή του κανονικού ρυθμού της αναπνοής που μπορεί να συμβεί στον εργαζόμενο την ώρα που είναι απόλυτα συγκεντρωμένος στην ανάγνωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του.

Απαιτείται βοήθεια

Παραδέχονται, ωστόσο, ότι για την απαλλαγή από έναν εθισμό απαιτείται είτε η βοήθεια από μια ομάδα είτε η κατάλληλη τεχνολογία. «Σε τελευταία ανάλυση, όμως, ο ίδιος ο εργαζόμενος θα αναλάβει τον έλεγχο για το πρόβλημα της υπερπληροφόρησης. Που σημαίνει ότι πρέπει να διαφοροποιήσει τόσο τον τρόπο που σκέπτεται, όσο και τη συμπεριφορά του». Από την πλευρά τους, οι εταιρείες αναγνωρίζουν όλο και περισσότερο ότι αποβαίνει προς όφελός τους το να βοηθήσουν τους εργαζόμενους να διαχειρισθούν το πρόβλημα, παρέχοντάς τους τις νεότερες ηλεκτρονικές εφαρμογές, αλλά και την ανάλογη εκπαίδευση.